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1． 成立谈判小组。
符合竞争性谈判采购方式的采购项目，一般采购金额较大，具有技术复杂、性质特殊和不确定性等特点，需要由一支专业队伍组织采购活动。为此，法律规定要成立一个谈判小组，小组成员由采购人代表和有关专家三个以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。
2． 制定谈判文件。
竞争性谈判虽然与招标是两种不同的采购方式，但基本要求相同。采取招标采购方式的，要事先制定招标文件，同样，采取竞争性谈判采购方式的，也要在谈判活动开始前制定谈判文件。在谈判文件中规定好下列事项：谈判的具体程序，如谈判轮次及每个轮次的谈判重点；拟谈判的内容，包括技术规格、价格、服务等；合同草案，包括当事人的权利和义务、履约期限和方式、资金支付要求、验收标准等；评定成交的标准（类似招标文件中规定的评标标准），明确谈判小组应当考虑的具体因素及相关要求等。
3． 确定邀请参加谈判的供应商。
谈判小组首先要规定参加谈判的供应商资格条件，然后从符合资格条件的供应商名单中确定并邀请不少于三家的供应商参加谈判。在给供应商发出谈判邀请时要提供谈判文件，作为供应商是否参加谈判决定时的参考依据。
4． 开展谈判。
在谈判活动中，为了维护谈判的公平和公正，谈判小组成员要作为一个集体与单个供应商分别谈判。谈判的任何一方或者谈判小组成员不得透露与谈判有关的其他供应商的资料、价格和其他信息。在谈判小组与各供应商进行了相同轮次的谈判后，为了更好地实现采购目标，谈判小组可以修改谈判文件，但涉及实质性变动的，要以书面形式通知所有参加谈判的供应商。供应商收到修改谈判文件的通知后，可以决定是否继续参加谈判活动。
5． 确定成交供应商。
基本程序是，谈判小组在谈判结束后，所有参加谈判的供应商未在规定时间内提交的报价应当作无效处理。谈判小组要按照谈判文件规定的评定标准，对供应商提交的报价进行评审，确定成交候选人名单报采购人。
采购人从成交侯选人名单中按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。
法律法规对竞争性谈判采购方式的程序规定，总的来说是原则性的，其中有许多问题未予明确，需要在实际工作中把握，如专家的资格条件、符合资格条件的供应商如何形成谈判的轮次要求、成交结果是否在政府采购监督管理部门指定媒体上公告等。再如，按照法律规定，邀请参加谈判的供应商不得少于三家，如果开始谈判时供应商超过了三家，由于谈判文件作了实质性修改，有些供应商退出了谈判，一旦继续谈判的供应商不足三家时，谈判是否应当继续进行，法律未作出规定。这些问题尚待进一步研究，国务院或财政部将另行作出规定。但在作出具体规定之前，采购人进行竞争性谈判，一定要选好专家，谈判小组要周密地制定谈判文件，并尽量邀请更多的供应商参加谈判，增强竞争性。总之，采取竞争性谈判采购方式的，要注意提高谈判效率，保证采购质量。
来源：政府采购信息网
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