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首先要明确采购项目的概况和参与谈判供应商资质要求。主要包括采购人名称、采购项目名称及数量、项目质量标准及主要技术参数、供应商须具备的条件和谈判时提供的资质证明、谈判响应材料等相关资料，谈判的时间、地点等，要让每一个被邀请参与谈判的供应商能够通过谈判文件，了解采购人的采购目标，决定是否响应本次采购。
其次要明确谈判的成交方法和标准。由于适用竞争性谈判方式的政府采购，往往是技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求，不能事先计算出价格总额的货物（服务），采购人只能通过谈判，对供应商提供的货物（服务）有详细的了解，从中选择适合自己的采购需求，而供应商推荐的产品在性能上、质量上、品牌的知名度上等不尽相同，价格不可能处在同一档次，如果仅以价格因素确定成交人，不一定满足采购人需求。因此，确定成交供应商的方法，除了《政府采购法》规定的成交方法（即：采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求，质等和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商）外，也可以根据采购项目的特殊要求，采用综合评分方法，采用综合评分的方法采购人可以根据采购需求，按照产品质量、技术参数、产品价格、供应商资质等级、售后服务等所占权重将分值进行量比，综合评定，按照得分的高低排出成交候选人。总之，无论采用何种方式，都必须事先在竞争性谈判文件中载明，让所有参加谈判的供应商处在同一平台竞争，保证采购活动的公开、公正、公正。
第三要明确谈判程序。在实际操作中，采供双方在采用竞争性谈判方式时，往往不知道谈判应该如何进行，甚至出现冷场。因此在制定谈判文件时，应该将谈判程序在文件中进行明确。程序主要包括：采购人代表介绍本次采购项目和概况、谈判要求、注意事项等，通过抽签或其他形式确定供应商谈判顺序，然后与单一供应商进行谈判，供应商介绍对本次谈判文件的响应情况以及推荐产品的主要性能、技术参数、特点等，与所有供应商谈判结束以后，在规定时间内进行最后报价，按照谈判文件中确定的成交方法和标准确定成交供应商。
第四要明确合同主要条款。合同主要条款首先要符合《合同法》的规定，根据谈判文件、成交供应商的报价、售后服务、相关承诺、成交通知书等内容订立。
第五要明确谈判要求。为了保证竞争性谈判的公正性，避免人为因素干扰，在竞争性谈判文件中应载明对本次谈判的要求。如：为了防止供应商相互“串标”，故意抬高价格，在谈判文件中可以载明“所有供应商的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的，采购人可以否定本次采购”。但是，提出这条要求，必须是采购人在充分调研的基础上，对采购货物的价格有一个大概的了解和相对准确的采购预算。再如：在采购时，如果采购人心目中有“意中人”，往往会利用报价的轮次来照顾某个供应商，因此，在制定竞争性谈判文件中，应该载明本次谈判报价的轮次，原则上实行一轮报价，并注明当出现何种情况时，可进行二轮以上报价，从而使整个谈判活动始终处在一个统一平台上进行。
来源：中国政府采购网
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