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首先，应对一些具备法人资格的厂商的经营范围及状况进行登记备案，建立供应商库，便于进行采购时有一定的选择性和针对性，这样也有利于采购机关更好地开展政府采购活动。
其次，编制及发出询价函。询价采购不同于招标等采购方式，应充分发挥其特点，尽量简化手续，提高办事效率，编制简单明了的询价函。询价函应包括项目名称、数量、技术参数要求、履约期限及交货地点、供应商应携带的资质证明材料、递交报价单地点、截止时间、报价单位法人代表或委托人签字盖章等内容。询价函编制好后，应选择至少三家以上的供应商发出。
再次，就是对报价单的处理。供应商在报价截止日前，将报价单密封并在封口处加盖公章，递交到采购机关。采购机关应在规定时间内组成评审小组，对供应商的报价进行详细的分析、比较。为了确保商品质量、性能达到需方单位要求，对于一些专业性较强或非常规的商品，可以请需方单位及供应商共同磋商，或到供、需双方现场考察商品的质量和运行环境。为了更加有效地利用财政资金，可在原有的报价的基础上与供应商进行二轮谈判，争取少花钱，多办事，办好事。应该注意的是，政府采购并不只是单纯地为了省钱，不应该仅仅为了追求节支率，而无限度地压价。有些供应商为了抢占政府采购市场，甚至以低于成本的价格竞价，从而导致供应商之间的恶性竞争。长此以往，供应商会逐渐对参与政府采购活动失去兴趣或产生一些投机取巧的行为，从长远角度来讲，不利于政府采购的健康发展的。
接着，就是供应商与需方单位按政府采购的程序签订政府采购合同，合同中应明确采购项目名称、数量、金额、交货方式、履约期限、双方权利与义务、保修期、验收方法、付款方式及违约责任等条款。合同履行完毕，由采购机关会同需方单位对商品进行验收，对技术性要求高的商品，可邀请专业人士协助验收。验收合格后，由需方单位填制验收单，交采购机关审验，办理有关付款手续。
最后，中标的供应商应在签订合同时向采购机关交纳一定数额的履约保证金，这样能约束供应商切实履行合同。在合同履行完毕，质量无问题时，予以结清。
还有特殊说明的是，如果在采购活动中，邀请到的供应商不足三家，或者三家报价均高于控制价格，应根据实际情况采取二次询价或者改变采购方式来确定供应商。
来源：中国国际招标网
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